2019.02.25

看護部の業務改善⑤~データ集計作業の効率化事例~

どの部署でも毎月ルーチンで発生するデータ集計・作成業務がありますが、その目的や必要性を考えずに何となく作成していませんか?病院は縦割り組織でいまだに紙運用が多く、特に自治体病院だと担当者が数年で入れ替わるため、昔からの習慣で続いている事務作業がかなりあります。

データ集計・作成関連の業務は、そのデータを「誰が」「いつ」「何を」「どのように」必要としているか、を改めて見直すことで、多くの場合効率化することが可能です。

  • 「誰が」…誰がそのデータを使うのか。共有する対象者が過不足ないかを確認する。
  • 「何を」…何のデータが必要なのか。目的とともに確認する。最も重要なポイント。
  • 「いつ」…いつ必要なのか。頻度を1週間に1回から1ヵ月に1回に変更することができれば、かかる時間は1/4になる。
  • 「どのように」…集計方法やアウトプット、共有方法。例えば、紙で出力する必要があるのか、電子媒体で共有するのか?を確認する。

A病院の精神科では、看護師を中心に医師やコメディカル、事務部門と一緒に、毎月実施しているデータ集計項目を上記視点で一つずつ検証していきました。実際、毎月資料を送付している先のスタッフに聞くと、「その資料、いつも送られてくるけど使ってないんだよね」という意見が続出。結果的に約半数もの資料が作成不要となり、これら資料作成にかかっていた時間(看護師作成分が月に60分、クラーク作成分が月80分)を短縮することが可能となりました。

今日作成する資料が、「何のために必要か?」という問いに答えられなければ、それはすぐ見直す価値があります。この機会に、自分や自分の部署が作成している資料を振り返ってみてください。

 連載記事
看護部の業務改善①~記録時間の短縮~
看護部の業務改善②~本当に必要な情報共有とは~
看護部の業務改善③~病棟から外来へのタスクシフティング~
看護部の業務改善④~自病院の適正な看護師数は?~
看護部の業務改善⑤~データ集計作業の効率化事例~
看護部の業務改善⑥~病棟在庫の管理見直しによるコスト削減~
看護部の業務改善⑦~申し送り時間を短縮する~

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