2018.10.08

事務部門の業務改善②~「総務」を具体化する~

病院の事務業務を担う医事課や医療情報課、経営企画課などは、行う業務の幅が広く、「何でも屋」になりがちな部署です。様々な部署から業務を依頼されるので、業務量もどんどん増えていきます。ただ、業務内容が多種多様で見えにくい部門だからこそ、大きな改善可能性も眠っています。今回は「医事部門の業務可視化」に取り組んだA病院の事例を紹介します。

STEP1:各スタッフの業務を洗い出す

まず医事課長に業務の大分類(A病院の場合はレセプト請求、未収金回収、行政対応、統計データ作成、その他)を作成してもらい、10名の医事課スタッフに各自の業務を大分類別にリストアップを依頼します。そこまで難しいことではないので、3日ほどあれば回答を回収できます。

STEP2:業務のまとめ

次に、各スタッフの回答を医事課長と一緒にまとめ、リスト化します。MECE(漏れなく、ダブりなく)で整理することがポイントです。こうして完成した業務リストが下図になります。

STEP3:業務特性と発生頻度の情報を追加

業務リストが完成したら、各項目の特性(定型or非定型)と業務量を各スタッフに記入してもらいます。特性は事前に医事課長が判断しても良いですが、あえて各スタッフに考えてもらうことで認識の違いが明らかになり、改善に繋がることもあります。例えば、「レセプト内容確認」という業務に対する定型・非定型の認識がスタッフ間で分かれた場合、確認方法の標準化が課内で徹底されていないということになり、確認のポイントを改めて整理する等、対策をすることで課内全体の業務効率が向上します。

業務量は、各業務がどの程度の頻度で発生するのか(間隔単位は一日・一週・一月・一年)と、1回あたりの所要時間を記入してもらいます。これは後で改善の優先順位を決めるときに役立ちます(下図)。

この3STEPで業務可視化は完了です。但し、ここで満足して終わってしまうと改善に繋がりません。事務部門の業務改善③~「総務」を効率化するの記事では、業務可視化から実際の改善アクションまでの流れをご紹介します。

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