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2018.7.24更新

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紙資料をデータ資料に〜ペーパーレス〜

1.はじめに

企画案の提出や会議などのビジネスの場で欠かすことのできない「紙」。しかし現在、環境への配慮や印刷コストの削減などが可能になるといった理由で、資料を紙媒体で共有するのではなく、データ・電子媒体を活用し、タブレットやPC上で共有しようという動きが活発になっています。この動きをペーパーレス化といい、注目を浴びています。ツールやシステムも増えており、着々とペーパーレス化が進んでいると思われるのですが、未だに導入していない企業や導入したが失敗に終わってしまう企業が多いのが現状です。魅力的に見えるペーパーレス化がなぜ定着しないのか、その実態や課題、対策法を説明していきます。

 

2.実態

スマートフォンやタブレットの普及等に見られるITの発達により、ペーパーレス化を日常的に感じることができるようになりました。新聞や情報紙の電子書籍化は記憶に新しいと思います。このように、ペーパーレス化というのは新しい試み、概念のように感じられますが実はそうではなく、1970年頃からその試みは始まっています。ではなぜ数十年という長い間、日本ではペーパーレス化は普及することがなかったのか、それには次の理由があります。

 

  • ITデバイスに不慣れな人が多いためシステムを導入したにもかかわらず、紙を使っていた時の方がよかったという意見が多出してしまう。
  • 日本はIT環境の整備が遅れており、紙以外の資料を扱う機会が少ない。そのため、ペーパーレスに拒否反応を示す人が多い。
  • データを扱う以上、ある程度のITリテラシーが必要になるます。しかし、経営者や役員、管理職にリテラシーが足りていない場合、導入してもうまく活用できない、最悪、導入に反対される場合もあります。
  • 導入コストがかなりかかってしまう。

 

これらの理由が挙げられます。ITに疎い日本人ならではの理由が多いことがわかります。逆に言うと、このさほど難しくない問題を解決することでペーパーレスのメリットを享受することができます。では、どのようなメリットがあるのか、ペーパーレスを受け付けない人を説得できるほどのものなのかを見ていきます。

 

メリット

ペーパーレスのメリットには環境への配慮や印刷コストの削減と上述したが、もちろんこれだけではありません。ぜひとも導入したいと思わせるメリットが幾つかあるので、紹介していきます。

 

環境に優しい

日本では年間約2000トンもの紙が消費されています。人による伐採だけでなく砂漠化などによる森林の減少が問題になっている中、会議一回分のためだけに資料を印刷、廃棄するのはもったいない。ペーパーレスを導入することで環境の保全に寄与することができます。

印刷、保管にかかるコストの削減

印刷にかかる紙やインク、トナーのコストを減らすことができます。また、資料の保管のために倉庫を借りている場合、その保管コストも削減することができます。
自社で保管している場合は、保管のためのスペースが必要なくなるため今までより広く、余裕のあるオフィスにすることができます。

効率化を図ることができる

データで資料を管理しているため、検索をかけるだけで簡単に、素早く目当ての資料を見つけられます。資料を持ち出す際も、デバイスを持つだけでいいため、資料がかさばることや雨で紙をダメにしてしまう心配も無くなります。
遠く離れた支社との会議がある場合、資料送付の手間や意思疎通の難しさがあるが、画面の同期機能やビデオ会議を組み合わせることでスムーズな会議ができます。

高いセキュリティレベル

紙かデータ、セキュリティレベルが高いのはデータです。盗難や紛失による情報漏えいは自社の技術の模倣やクライアントの信頼を失うことにつながります。高いセキュリティレベルのもとでデータ管理をすることで、このリスクを軽減することができます。

 

ペーパーレス化をすることで得られるメリットには様々な効果が期待できます。ですが、ペーパーレス化を自力で行うのは簡単ではありません。企業が提供するシステムを導入するのが一番効率的です。そこで、その幾つかを提示していきます。

 

4.ペーパレス化の手助けとなるツール

moreNOTE

 

  • カレンダーからのアクセスやテキスト検索など、様々な検索機能により資料探しが素早く、簡単に
    ITツールに不慣れな方でも使いやすく、業務のスピードアップを図ることができます。
  • 同期機能により遠隔地での会議であってもスムーズな意思共有が可能に
    会議中の「何ページのどこの説明をしてますか?」という混乱をなくすことができます。
  • 金融業界も認めたセキュリティ機能によるセキュリティレベルの向上
    盗難や紛失のリスクを減らせるため、外出中であっても機密資料を安心して見ることができます。
  • ペーパーレス化による実績の見える化を実現
    実感することが難しかったペーパーレス化によるコストや紙の削減量の変化を見える化することでモチベーションの向上や効果の検証をすること
    ができます。

 

MetaMoJi Share for Business

 

  • 「発表者機能」により、伝えたいことを確実に伝える
    発表者権限を与えられた人がページの切り替えや画面の拡大をすると、リアルタイムに参加者の画面に反映されるため説明箇所を見失うことがなくなります。
  • メモの共有による会議の生産性の向上
    紙の資料同様に直接メモを書き込むことができ、そのメモは会議の参加者に共有されるため、わざわざホワイトボードに個々の意見やまとめを書く必要がなくなります。
  • 「入れたはずの資料がない!」という状況にも対応可能
    会議の最中に資料の一部がないことが発覚した場合でも、その場でその資料を挿入することができます。また、記入が可能な白紙を挿入しホワイトボードの代わりとしてディスカッションをすることもできます。

 

 

SmartDiscussion

スマートディスカッション

 

  • 会議資料の準備や配信が簡単操作で可能に
    資料の登録はドラック&ドロップ、Office文書はPDFに自動変換・自動登録、配信はタブレットのボタン1つで可能なため、誰でも簡単にできます。
  • 同期機能による円滑な会議進行の実現
    発表者が行う画面の拡大やポインターの操作などのあらゆる操作が同期されるので、説明箇所が明確になります。
  • 会議終了後のサポートも充実
    会議終了後、配信した会議資料を自動的に削除させることができるため、情報漏洩の心配がなくなります。配布資料の回収、シュレッダーの手間もなくなります。

 

ConforMeeting/e

 

  • ストレスを感じさせない会議の実現
    わかりやすいボタンの配置や画面構成、ワンタッチで行えるページの切り替えや画面の拡大などの簡単操作、手書きの書き込みができるため、ストレスの少ない会議にすることができます。
  • 運用性と表現力の高さ
    豊富なファイル形式をサポートしているため、作った資料がサポートされておらず作り直すという事態を避けることができます。また、会議後も元のファイル形式で保存できるため、二次加工をすることができます。
  • 「リアルタイム」の追求
    資料に書き込んだ情報は会議参加者に共有されるため、迅速な意思疎通ができます。TV会議やWEB会議と組みあわせることで複数の拠点間での遠隔会議をすることができるため、遠く離れた複数の人と同時に意思疎通ができます。

 

ActiveWebPresentation

 

  • システムの導入が簡単
    ブラウザのみで動作し、ダウンロード・インストールをする必要がないため、導入に向けた事前準備の手間がいりません。
  • 様々なOSや端末に対応
    PCやタブレット、スマートフォンでアクセスすることができます。そのため、新たなデバイスを購入しなければならないというコスト面の心配が減ります。
  • 優れたビデオ会議機能
    最大5ユーザーとの遠隔会議が行えるます。画面の共有機能や操作性の良さから、ビデオ会議でありながら一体感のある会議ができます。
  • 各々に適したプランの選択
    同時接続ができるユーザーの最大数によってプランが分けられているため、自社の規模やペーパーレスに費やす予算額によって適したプランを選ぶことができます。

 

 

幾つかのシステムを紹介しましたが選ぶ上で一番重要となるのは、導入するにあたり必要になる機能を吟味し、その機能を十分に備えているものを選ぶことができることです。値段や印象で決めてしまったは、失敗に終わってしまいます。導入コストがかなりかかるので、失敗のリスクを避けるためにもコンサルタントへの相談は効果的です。

 

5.おわりに

日本でこれほどペーパーレスが普及しないのは日本人の紙への親しみからくるものだと言うこともできます。ですが、このような理由でペーパーレスのメリットを手放すのは惜しい。急に全ての業務をペーパーレスにするのではなく、まずは小規模な会議から紙をなくしていくことや、タブレットから始めてみるというように段階を踏んで取り組むのが効果的です。また、システムによっては無料で試すことができるものもあるため、ペーパーレスの良さや必要性を体験してもらうというのも一つの手です。地球のためにも自社のためにもペーパーレス化を検討してみてはいかかでしょうか?

 

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