企画案の提出や会議など、ビジネスの場で欠かすことのできない「紙」。しかし現在、環境への配慮や印刷コストの削減などが可能になるといった理由で、資料を紙媒体で共有するのではなく、データ・電子媒体を活用し、タブレットやPC上で共有しようという動きが活発になっています。この動きをペーパーレス化といい、注目を浴びています。

ツールやシステムも増えており、着々とペーパーレス化が進んでいると思われるのですが、未だに導入していない企業や、導入したけれど失敗に終わってしまう企業が多いのが現状です。魅力的に見えるペーパーレス化がなぜ定着しないのか、その実態や課題、対策法を説明していきます。

ペーパーレス化の実態

スマートフォンやタブレットの普及等に見られるITの発達により、ペーパーレス化を日常的に感じることができるようになりました。

新聞や情報紙の電子書籍化は記憶に新しいと思います。このように、ペーパーレス化というのは新しい試み、概念のように感じられますが実はそうではなく、1970年頃からその試みは始まっています。

ではなぜ数十年という長い間、日本ではペーパーレス化は普及することがなかったのでしょうか、その理由から、ペーパーレス化の現状について解説いたします。

現状

ペーパーレス化が普及していない理由としては、下記の点が挙げられます。

ITデバイスに不慣れな人が多いためシステムを導入したにもかかわらず、紙を使っていた時の方がよかったという意見が多出してしまう。
日本はIT環境の整備が遅れており、紙以外の資料を扱う機会が少ない。そのため、ペーパーレスに拒否反応を示す人が多い。
データを扱う以上、ある程度のITリテラシーが必要になるます。しかし、経営者や役員、管理職にリテラシーが足りていない場合、導入してもうまく活用できない、最悪、導入に反対される場合もあります。
導入コストがかなりかかってしまう。

一見した限りでも、ITに疎い日本人ならではの理由が多いことがわかります。逆に言うと、このさほど難しくない問題を解決することでペーパーレスのメリットを享受することができます。

では、どのようなメリットがあるのか、ペーパーレスを受け付けない人を説得できるほどのものなのか、具体的に見ていきましょう。

メリット

ペーパーレスのメリットとして、環境への配慮や印刷コストの削減について上述しましたが、もちろんこれだけではありません。そのほかにも、導入したいと前向きに考えて頂けるようなメリットが多くあります。その中でも、特にインパクトの大きいものについてご紹介いたします。

環境に優しい

日本では年間約2000トンもの紙が消費されています。人による伐採だけでなく砂漠化などによる森林の減少が問題になっている中、会議一回分のためだけに資料を印刷、廃棄するのはもったいない。ペーパーレスを導入することで環境の保全に寄与することができます。

印刷、保管にかかるコストの削減

印刷にかかる紙やインク、トナーのコストを削減することができます。また、資料の保管のために倉庫を借りている場合、その保管コストも削減することができます。
自社で保管している場合は、保管のためのスペースが必要なくなるため今までより広く、余裕のあるオフィスにすることができます。

効率化を図ることができる

データで資料を管理しているため、検索をかけるだけで簡単に、素早く目当ての資料を見つけられます。資料を持ち出す際も、デバイスだけを持ち出せばよいため、資料がかさばることや、雨で紙をダメにしてしまう心配も無くなります。
遠く離れた支社との会議がある場合、資料送付の手間や意思疎通の難しさがありますが、画面の同期機能やビデオ会議を組み合わせることでスムーズな会議ができます。

高いセキュリティレベル

紙かデータ、セキュリティレベルが高いのはデータです。盗難や紛失による情報漏えいは自社の技術の模倣やクライアントの信頼を失うことにつながります。高いセキュリティレベルのもとでデータ管理をすることで、このリスクを軽減することができます。

ペーパーレス化をすることで得られるメリットには様々な効果が期待できます。しかしながら、ペーパーレス化を自力で行うのは簡単ではありません。企業が提供するシステムを導入するのが一番効率的です。是非、後述するおすすめペーパーレスサービスをご覧頂き、自社にとって最適なサービス選びの参考になさってください。