経費精算の業務を負担に感じている方は、多いのではないでしょうか？近年、経費精算システムを導入する企業が急速に増加しています。

実際に導入した企業のユーザーからは「今までの経費精算は何だったのか」といった声が上がるほど、経費精算システムから得られる効果は大きいようですが、具体的には今ある課題をどのように解決できるのでしょうか。

今回は、経費精算の業務について解説するとともに、経費精算システムのメリットや選び方のポイントをご紹介いたします。

経費精算の実態

経費精算とは、経費の中でも旅費・交通費や接待交際費などについて、従業員が立て替えた際の領収書と引き換えに、従業員に金額を払い戻す作業のことをいい、下記のようなフローで行うことが一般的です。

1. 申請者は、自分が立て替えた経費データをまとめて、承認者に申請する
2. 承認者が、申請の内容を確認し、承認する
3. 申請者は、領収証を経理担当者に提出する
4. 経理担当者は、申請の内容と領収書の内容に問題がないことを確認し、データをまとめて、支払担当者に精算金額を連携する
5. 支払担当者は、それぞれの申請者に金額を支払う
6. 経理担当者は、データを集計し、会計ソフトへ連携する

現状

上記の通り、経費精算は、複数の役割を持つ従業員が、入力・集計・チェックなどで経費データを扱う業務ですが、経費精算システムを導入していない企業では、経費データを扱う媒体として、紙やExcelに頼っているのが現状です。結果として、次に示すような課題が発生しています。

課題

• コストの増大
  手作業による経費の入力や計算は、手間がかかるだけでなく、人的ミスの発生リスクも高めます。ミスを防止するためのダブルチェック体制が必要となり、人件費の増大を引き起こします。
• 生産性の低下
  経理担当者は、会計ソフトへ入力するためのデータの集計や仕訳に、支払担当者は、取引先や従業員への振込に多くの時間が取られるなど、経費精算を行う期間は本業に注力する時間が取れず、企業全体の生産性が低下します。
• 人的リソースの浪費
  従業員一人一人が、立て替え手続きや領収証の保管を行うため、手間がかかり管理も煩雑になりがちです。出張や外出の多い従業員は、交通費の路線や金額を毎回調べたり、作業のために一度会社に戻って手続を行ったりする等、経費精算に多くの時間を要します。

最近では、クラウドやスマートフォンの普及に伴い、企業で基幹システムのIT化を推進する波が広がりを見せています。その中でも、上記のような課題を有する経費精算の業務からシステム刷新を検討する企業が多く、経費精算システムが注目を集めるようになりました。

それでは、経費精算システムとは、どのようなものなのでしょうか。具体的にみていきましょう。

経費精算システムとは

経費精算の業務を効率的に行うためのサービスの総称です。経費精算の申請・承認・経理の業務を一つのシステムで一括に行うことができます。経費精算システムは、各社さまざまな機能をリリースしているのですが、共通するメリットとしては、次のような点が挙げられます。

メリット

• 申請、承認作業が簡単
  PCやスマートフォンからアクセス可能なので、 申請状況をリアルタイムに把握し、いつでもどこでも簡単に申請、承認作業を行うことができます。
• 経費データの入力や内容チェックの機械化
  交通費のICカード連携や領収証の自動入力により、経費データを自動取得することができるため、申請者が経費データを調べて入力する時間を削減でき、承認者による確認作業も不要になります。
• 仕訳データや振込データも自動作成
  申請業務を行うだけで、仕訳データと振込データを自動生成されるため、経理担当者による集計・確認の作業が不要になり、人的ミスもなくなります。

メリットがシンプルでわかりやすく 、コスト削減にも繋がるため 、検討してみようかな・・・と思われた方もいらっしゃるのではないかと思います。それでは、実際に導入した場合にどの程度の効果が得られるのでしょうか。経費精算システムを導入したA社を例にご紹介いたします。

事例

A社（50名規模）は、平成28年9月、内閣府に設置された「働き方改革実現推進室」の目的の一つに「長時間労働の是正」を挙げ、その取り組みとしてクラウド型の経費申請システムを導入しました。

結果として、経費の申請から支払いまでにかかる時間を、使用前に比べ80%、人件費にして年間57万6千円分削減したとのことです。 企業の規模、選ぶシステムによって効果は様々ですが、このように大幅なコスト削減を実現した企業もあるということは、参考になりますね。

おすすめの経費精算システム6選

最後に、経費精算システム選びのポイントとなる種類と機能と、おすすめの経費精算システム6つをご紹介いたします。是非、自社にとって最適なサービス選びの参考になさって、とても便利な経費精算システムの導入を検討されてください。

選び方のポイント

経費精算システムは、現在50社以上のサービスがあり、今後も増えることが見込まれますが、どのような基準で選べばよいのでしょうか？選び方を間違えると、システム刷新の際にありがちな「思ったような効果が得られなかった・・」という事態も起こり得ます。

経費精算システムの種類や付随する機能を正しく理解し、自社で導入した場合のイメージを膨らませてみましょう。

種類

クラウド型とオンプレミス型の二つの種類があり、現在はクラウド型が主流と言われています。それぞれにメリット・デメリットがあるため、企業の形態に合わせて最適なものを選ぶ必要があります。二つの違いを理解し、下記のポイントを参考にして、検討してみましょう。

◆クラウド型
インフラ設備やソフトウェアを保有する必要がなく、インターネットを通じてサービスを利用できる

• 電子帳簿保存法などの法改正に随時対応できる
• ユーザー毎の課金制、導入しやすく初期コストが安い
• 運用、保守はサービス提供事業者のプロフェッショナルが対応

◆オンプレミス型
クラウドの対義語　ユーザーがインフラ設備やソフトウェアを保有し、自社でサービスを運用する

• 導入後のカスタマイズの自由度が高く、ユーザーのニーズに即した柔軟な開発が可能
• 社内ネットワークでシステムを構築する為、他の社内システムとの連携や統合を行いやすい

付随する機能

たくさんの種類がある中で、主要と思われる幾つかの機能をご紹介いたします。自社の規模や業務形態と照らし合わせ、これらの機能が必要かどうか、どの機能について充実していた方がよいかといった点も、経費精算システムを選ぶ際のポイントになります。

1. ICカード読込
   SuicaやPASMO等のICカードのデータを取り込み、経費精算に利用することができます。
2. 乗換案内連携、経路検索
   出発地と目的地を検索することで、最短経路や所要時間、運賃などの情報を表示することができます。
3. 電子帳簿保存法対応
   タイムスタンプの付与機能などにより、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に対応した形式でデータを保持することができます。
4. 汎用ワークフロー
   稟議・捺印などの申請フローをシステム上で簡単に行い、用途に合わせてカスタマイズすることができます。
5. クレカ連携
   クレジットカードの利用明細を自動で取込み、経費精算に利用することができます。
6. オペレーター代行
   領収書やレシートを撮影した画像をもとに、オペレーターがシステムにデータを代理入力してくれます。
7. 自動仕訳
   経費データから、仕訳データを自動作成し、主要な会計ソフトに登録することができます。
8. 規定違反のエラー表示
   規程に反する申請を自動でチェックし、警告を出したり、申請できないようにしたりすることができます。
9. 英語対応
   画面内の文言を英語に切り替えることができます。

サービス一覧

各サービスの機能や特徴をまとめた表はこちらとなります。

 

ジョブカン経費精算

 

• 導入も「楽」、使い始めてからも「楽」
  最短5分で導入可能、コストも安く、スマートフォンに特化したシンプルでわかりやすい画面設計が特徴です。直観的に操作することができるため、PCやスマートフォンに不慣れな方でも簡単に利用することができます。
  導入までのハードルが低いことから、ベンチャー企業やスタートアップに支持されています。
• 通知機能が充実
  承認が一定期間放置された際のアラート機能、承認期限の通知機能、文字入力時の制御機能など、 様々なアラート機能があるため、承認者による承認漏れや、申請者の入力ミスを未然に防くことができます。チャット・メール・スマートフォンを利用したコメント機能による円滑なコミュニケーションも可能です。

 

MFクラウド経費

 

• 徹底的に手入力の手間を削減
  レシートや領収証の自動読み取り機能に加えて、オペレータの入力代行のオプション機能があり、手書きの領収書にも対応しています。これまでエクセルで作業していた時間を削減することができます。
• 口座やカード、ECサイトとの連携
  金融機関の銀行口座、クレジットカード、AmazonやアスクルといったECサイト、JAL等、3500社以上と提携しており、ほぼすべての口座・カードに対応しています。登録することで経費データの自動取得が可能となり、クレジットカードで立て替えた場合等の入力作業が不要になります。
• 銀行振込API連携
  最近リリースされた便利な機能で、集計データを、APIで対象の金融機関へ連携します。振込データを手動でお取引先の金融機関のインターネットバンキングにアップロードする手間をなくすことができます。

 

楽楽精算

 

• 迅速かつ丁寧なサポート体制
  専任のサポートスタッフによる導入までのきめ細やかなフォロー体制と、社内常駐のエンジニアによる迅速なシステム対応で、サポート満足度が高いことが特徴です。導入までの設定に不安がある方でも、安心して利用を開始することができます。
• 強固なセキュリティ体制
  国内屈指のデータセンターでのサーバ管理体制、暗号化通信、IPアドレスによるアクセス制限等、セキュリティ機能も充実しているため、機密性の高い情報を扱う企業の方にも導入いただけます。
• カスタマイズの自由度が高い
  紙やExcelからの切り替えを行っても、導入前とほとんど変わらないフォーマットで電子化できます。
• 銀行振込API連携
  MFクラウド経費と同様に、銀行振込API連携にも対応しています。

 

Concur Expense

 

 

• グローバル対応
  多国籍・多通貨に対応しており、21 か国語以上の言語での経費精算書の作成をサポートしています。為替レートも自動計算することができ、世界標準のセキュリティ基準に準拠しているため、拠点が国内であるか海外であるかを意識することなく利用することができます。
• 経費データの見える化
  経費明細レポートをはじめとする200を越える標準レポートに加え、カスタムレポートによって、経費データの詳細な分析が可能です。経費の現状を適切に把握することができるため、経営者が経営指標に沿った意思決定をするサポートになります。
• 外部サービス連携
  Concur Travelでホテルや航空券を手配したり、全国タクシー、グローバルWiFi®といったWiFiルータレンタル、Google mapなどの各種外部サービスとアプリで連携しており、経費データが自動で入力できるので、申請者の入力の手間を削減します。

 

eKeihi

 

• 高度な自動仕訳
  タクシー代やガソリン代等、内容に合わせて、勘定科目または補助科目を分けて管理し、仕訳データを出力することが可能です。そのほか、様々な条件に合わせてきめ細かい仕訳設定をできることが特徴です。
• 豊富な管理計帳票
  チェックリスト、支払一覧表、集計表といった豊富な管理系帳票があり、蓄積されたデータをExcelなどで出力する事ができるツールも標準搭載していることから、オリジナルのチェック表の作成や各種分析が可能です。
• オンプレミス型、クラウド型の乗り換え可能
  規模や企業のポリシー、また将来の業容拡大や運用変更に合わせ、オンプレミス型からクラウド型へ、またクラウド型からオンプレミス型へ、いつでも乗り換えすることができるため、企業の実態に即した運用が可能です。

RECEIPT POST

 

• 撮るだけ経費精算
  レシートや領収書をスマートフォンで撮影・送信するだけで、オペレータがデータをもとに入力します。さらには、郵送または派遣の方法で、データのスキャンからデータ化までを一括代行するサービスがあるため、年度末など処理する領収書が大量となる時期に依頼することも可能です。 ScanSnap（スキャナ読込）にも対応しています。
• 金融機関レベルのセキュリティ
  Pマーク取得、定期的な第三者の脆弱性診断、個人情報保護への取り組み、通信経路やデータベースの暗号化など、金融機関レベルのセキュリティを確保しています。

コスト総研とは

コスト総研は、コスト削減ノウハウを無料で提供しているコスト総合ポータルサイトです。

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最後までお読み頂きありがとうございます。
是非、こちらの記事を参考に、自社の経費精算業務の効率化のため、システム導入を検討されてください。