グローバル化が進むにつれ、海外出張の頻度が増え、出張コストの削減を考える必要があるかと思います。弊社でも最近、某有名企業のBTMサービスを導入いたしました。
BTM（Business Travel Management）
BTMとは、海外出張や国際会議への出席などのビジネス目的で海外へ業務渡航する際に必要となる、あらゆるプロセスを総合的且つ一元的に管理するサービスのことです。BTMには航空券やホテルの手配、パスポートやビザの取得、危険情報の提供など、業務渡航に関するものの多くが含まれます。BTMは1980年代に米国で、日本でも外資系企業を中心に1990年代から徐々に導入されてきましたが未だ多くの日本企業はBTM導入に取り組めていません。BTM導入の最大の目的は、渡航に付随するコストを削減することにあります。さらに関連業務を効率化するとともに、会社として社員の安全を確保するため、リスク管理を徹底することも目的となります。今日、多くの会社が、BTMに注目しており、旅行会社各社もBTM事業に参入しています。
管理が甘くなりがちな海外出張コストと実態
みなさまの会社では、業務渡航の手配をどのように行っているでしょうか。総務部など間接部門に丸投げしていたり、全て渡航者個人に任せているという会社も少なくないのではないでしょうか。しかしこれでは、コスト削減を実現するには程遠い状態です。間接部門へ丸投げすると、航空券やホテル料金が適正なのか比較検討の余地がないまま、見積書だけが独り歩きしてしまいます。また個人任せにしてしまうと、各個人が好みのサービスを時間をかけて選ぶ傾向にあるうえ、出張後の申請業務も加わりコストアップと時間の無駄につながる可能性があり、生産性が非常に低くなります。
図
上記の図は海外出張にかかる手間と時間をBTM導入前後で簡単に比較したものです。どれだけ効率的か一目でお分かりいただけるかと思います。
BTM導入のメリットとデメリット
メリット①コスト削減
航空券や新幹線のチケットやホテル料金は繁忙期割高となります。BTMを導入すれば定価より安く購入でき、チケットによっては1万円ぐらい価格が違ってくるものもあります。お盆や年末年始などの繁忙期における急な出張にも対応が可能です。
メリット②業務の効率化
出張にまつわる費用の立替や仮払いといった業務がなくなり、まとまった額が一括で精算されるので間接部門の管理面の業務が軽減できます。また、部署別や個人別に費用が見える化されるので、管理者が詳細を把握するのにも便利です。
メリット③データ活用
BTM導入によってBTM委託先から社員別・部署別・期間別などの多角的な切り口で出張データ・費用を分析できます。そこから航空券やホテルの安価なレートの分析が可能です。社員の出張の数々をデータとして一元管理できれば、規定外の手配や空出張などの不正が減るでしょう。また、出張業務フローの見直しなど抜本的な策が取られることもあり、先々のコスト削減にも生かせるはずです。
メリット➃リスク管理
いざ！という時の「海外での安否確認を即座にできない」という会社も多く、会社としての責任も問題点として上げられる中、出張先の危険情報などの提供で事前にリスク対応ができます。また災害時などのリスクマネジメントに対応しているサービスもあります。
デメリット①導入コストがかかる
基本的には初期コストとして導入コストがかかり、（掛からないところもあります）月々のランニングコストもかかるサービスもあります。一方で、一部サービス無料や導入コスト自体がかからないサービスも存在します。企業規模や出張頻度によって何社か比較し検討することをおすすめします。社員の個人情報など重要な機密情報保持のため検討はどうか慎重に。
デメリット②個人の嗜好に添えない
渡航者個人で手配していた期間が長ければ、航空会社の好みや移動手段選択にバラツキが生じるものです。社員から一定の理解を得た上で不満を最小化させつつコスト削減を実現する、というバランスを上手くとるには、BTM事業の豊富な知識と経験を持つ TMC（Travel Management Company）と呼ばれる旅行会社のアドバイスが有効です。
海外出張のルールは、法律の改正による影響も少ないため、なかなか見直しが進められないのが実情です。だからこそ、コスト削減やリスク回避のためにも、定期的に見直すべきでしょう。今回は海外出張を軸にお話をさせていただきましたが、BTMには国内出張はもちろん、個人旅行においてもコストの最適化に繋がるヒントが多くあります。是非とも参考にしてください。
